Sistem pengendalian intern meliputi
struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang di koordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dalam mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.1
Pengendalian dapat mempunyai arti
sempit atau luas. Dalam artian yang sempit, pengendalian intern ( internal
check ) yaitu suatu sistem dan prosedur yang secara otomatis dapat saling
memeriksa, dalam arti bahwa data akuntasi yang dihasilkan suatu bagian atau
fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh bagian atau fungsi lain dalam suatu
usaha2. Sedangkan dalam arti yang luas AICPA memberikan pengertian pengendalian
intern sebagai berikut :
Pengendalian intern itu meliputi
struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang di koordinasikan
yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta
milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan
ofisiensi didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan
manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu
Pengendalian intern ialah suatu
proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil satuan
usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang
pencapaian tujuan dalam hal-hal berikut: keandalan pelaporan keuangan,
kesesuaian dengan undang-undang, dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan
efisiensi operasi.
Sistem Pengendalian
Intern Menurut Ahli
Mulyadi menyebutkan bahwa sistem
pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya
kebijaksanaan manajemen.
Sedangkan menurut Romney and
Steinbart (2003) pengertian pengendalian intern adalah “Internal Control is the
plan of organizations and the method of business use to safeguard assets,
provide accurate and reliable information, promote and improve operational
efficiency, and encourage adherence to prescrib e managerial policies.
Dari berbagai definisi diatas dapat dilihat bahwa sistem
pengendalian intern bertujuan untuk :
a. Menjaga kekayaan organisasi
b. Memeriksa ketelitian dan keandalan data akuntansi.
c. Mendorong efisiensi operasional.
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern terbagi
menjadi dua macam yaitu :
Pengendalian Intern Akuntansi,
meliputi struktur orgnisasi, metode dan ukuran ukuran yang di koordinasikan
terutama untuk menjaga kekayaan perusahaan dan mengecek keandalan data
akuntansi.
Pengendalian Intern Administrasi,
meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
terutama untuk mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen .
Unsur sistem
pengendalian intern.
Untuk melakasanakan sistem
pengendalian intern dalam mencapai tujuan pokok, SPI suatu perusahaan terdiri
dari unsur-unsur berikut :
1. Struktur yang memisahkan tanggung jawab Fungsional secara
tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (frame work)
pembagian tanggung jawab fungsional pada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagiantanggung jawab
fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini
:
- Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpangan dari
fungsi akuntansi .
- Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakn semua tahap suatu transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, uang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi biaya hanya terjadi atas
dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap
transaksi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi
setiap unit organisasi.
Pembagian weenang tanggung jawab fungsional dan sistem
wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana
dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik-praktik yang
sehat dalam pelaksanaannya. Berikut ini cara-cara yang dapat digunakakan oleh
perusahaan dalam melaksanakan praktik yang sehat adalah:
- Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus
dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.
- Pemeriksaan mendadak (surprised audit) dengan jadwal yang
tidak teratur.
- Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai
akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari
orang atau unit organisasi lain.
- Perputaran jabatan (job diskripsion) yang diadakan secara
rutin yang akan menghindari persekongkolan para pejabat dalam melaksanakan
tugasnya .
- Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak
- Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya, untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan
keandalan catatan akuntansi
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur SPI yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
untuk mendapat karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya,
berbagai cara berikut ditempuh oleh perusahaan :
Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut
oleh pekerjaannya
Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
Sistem pengendalian internal yang efektif
Setiap perusahaan mempunyai sistem
pengendalian yang efektif jika memiliki karakteristik berikut :
Personalia yang kompeten, dapat
dipercaya, beretika. Para pegawai harus mampu dan dapat dipercaya. Untuk
mendapatkan pegawai yang kompeten, perusahaan dapat memberikan gaji yang
tinggi, perusahaan dapat memberikan pelatihan agar mereka dapat mengerjakan
pekerjaannya dengan baik, dan mengawasi pekejaan mereka
Tugas pertanggungjawaban, tiap
pegawai mempunyai tanggung jawab tertentu, karena semua tugas telah
didefinisikan dengan jelas dan ditugaskan kepada masing-masing individu yang
bertanggung jawab untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut .
Pemberian kuasa yang
tepat, suatu organisasi biasanya mempunyai aturan tertulis yang memuat
prosedur pengesahan, setiap penyimpangan dari kebijakan standar membutuhkan
pemberian kuasa dengan tepat .
Pembagian tugas, Manajemen
yang cerdas akan membagi pertanggungjawaban atas transaksi satu atau beberapa
orang atau departemen. Pembagian tugas akan mebatasi kemungkinan terjadinya
kesalahan dan juga memberikan ketepatan catatan akuntansi. Ada empat komponen
penting dari sistem pengendalian ini,adalah:
- Pemisahan antara tugas operasional dengan akuntansi.
- Pemisahan antara pertanggungjawban aktivita dengan akuntansi
.
- Pemisahan antara pemberian atas transaksi dengan
penanggungjawaban aktiva yang bersangkutan .
- Pemisahan tugas kewajiban didalam fungsi akuntansi .